Een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) biedt inzichten over de houding van de medewerkers ten opzichte van hun wekr. Zijn ze tevreden met wat ze doen,vinden ze het werk plezierig en vinden ze wat ze moeten doen eigenlijk wel nuttig? Deze houding wordt beïnvloed vanuit de concrete ervaringen die de medewerkers binnen het werk hebben. Een goede relatie tussen een medewerker en de organisatie zorgt ervoor dat een medewerker zich meer betrokken voelt, meer loyaliteit toont en met mer plezier naar zijn werk gaat.
Wat wil je ermee bereiken?
Bedenk vooraf goed wat je als werkgever met een MTO wilt bereiken. Zo kan een MTO worden ingezet om ideeën van de werkvloer sneller het management te laten bereiken. Een andere reden kan zijn om meer inzicht te krijgen in de relatie tussen tevredenheid en motivatie binnen de organisatie. Een MTO geeft dan duidelijke aanknopingspunten om de motivatie van medewerkers te verhogen. Als je een MTO houdt, schept het bij medewerkers natuurlijk wel de verwachting dat er ook daadwerkelijk iets met de uitkomsten wordt gedaan en kan zodoende als middel gebruikt worden om duidelijk te maken dat de organisatie naar haar medewerkers luistert.
Hoe voer je een MTO uit?
Tegenwoordig worden praktisch alle MTO’s online afgenomen. Maar wat ga je vragen? Elke organisatie is anders en heeft haar eigen speerpunten en doelen die met het onderzoek bedient moeten worden. Probeer daarom altijd eerst een kwalitatief vooronderzoek te doen. Neem bij een aantal medewerkers interviews af om zo pijnpunten naar boven te halen waaraan je tijdens het MTO extra aandacht aan wilt besteden.
Vervolgens stel je de vragenlijst op en verstrekt deze aan alle medewerkers. Soms is er echter niet voldoende budget en zal gekozen worden voor een steekproef. In dat geval is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de groep die wel aan het onderzoek mee doet representatief voor de gehele organisatie is.
In de regel krijgen medewerkers ongeveer twee weken de tijd om het MTO in te vullen, waarbij de opmerking gemaakt moet worden dat de meeste response (80%) de eerste dagen binnen komt. Het is in deze fase belangrijk om dagelijks de respons te monitoren zodat tijdig bijgestuurd kan worden wanneer de respons laag blijft.
Het kan voor komen dat de organisatie een MTO uit wil voeren bij verschillende bedrijfsonderdelen, afdelingen, vestigingen of landen. Dan is het in zo’n is het verstandig om de verschillende vragenlijsten te coderen. In de analysefase kun je dan makkelijker uitspraken doen over specifieke onderdelen binnen de organisatie. Het kan daarnaast voor komen dat er naast vragen over het bedrijf, ook specifieke vragen over de afdeling wordt opgenomen in het onderzoek.
Na het MTO
Zoals hierboven aangegeven, verwachten medewerkers dat er iets gedaan wordt met de uitkomsten van het MTO. De eerste stap is om daadwerkelijk de uitkomsten te analyseren. Waar scoort de organisatie goed en waar minder? Vervolgens is het belangrijk deze analyse met alle medewerkers te communiceren. Deel niet alleen de zaken die goed gaan, maar geef ook aan waar het minder lekker loopt. Vervolgens is het belangrijk om te kijken welke pijnpunten er aangepakt kunnen worden. Sommige pijnpunten zijn snel op te lossen, voor andere is meer tijd nodig. Door pijnpunten te prioriteren (eventueel in overleg met de OR) maak je duidelijk welke problemen voor de organisatie het zwaarst wegen. Wanneer er een prioritering heeft plaatsgevonden is het tijd om per pijnpunt een plan van aanpak te maken en deze te communiceren. Op deze manier weten de medewerkers wat ze kunnen en mogen verwachten. Tenslotte ga je daadwerkelijk aan de slag, je gaat proberen de pijnpunten te verbeteren. Ook nu is de communicatie belangrijk. Een groot gedeelte van de onvrede zit hem vaak niet zozeer in hoe iets uitpakt, maar in het feit dat er niks gebeurd. Laat zien dat de organisatie haar best doet om dingen aan te pakken; communiceer over je successen en de voortgang die je maakt.
Fasen bij een gedegen MTO aanpak:
1) Kwalitatief vooronderzoek
2) Medewerkerstevredenheidsonderzoek
3) Analyse van de uitkomsten
4) Communicatie over de uitkomsten
5) Prioritering pijnpunten
6) Plan van aanpak voor de verbetering
7) Communicatie over het plan van aanpak
8) Actie uitzetten / plan uitvoeren
9) Communicatie over de successen
Bron: Alles over HR