Voorbereiding functioneringsgesprek

In het functioneringsgesprek wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van de loopbaan. Een functioneringsgesprek is een open overlegsituatie. Een medewerker moet de vrijheid krijgen zich te uiten zonder dat dit van invloed is op zijn beoordelingsgesprek en/of salaris. Zowel werknemer als leidinggevende uiten zich met als doel de verhoging van de kwaliteit van het werk en het optimaliseren van de onderlinge samenwerking. Daarnaast is het de bedoeling dat eventuele knelpunten aan het licht komen en zo mogelijk weggenomen.


Kenmerken functioneringsgesprek


Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over het functioneren van de medewerker. In het gesprek wordt vooral gekeken naar de toekomst. Daarnaast wordt stilgestaan bij het heden. De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Het stellen van doelen
• Wat gaat er goed?
• Wat kan worden verbeterd?
• Hoe kunnen verbeteringen tot stand worden gebracht?

Functioneringsgesprek regelmatig voeren


Binnen het functioneringsgesprek is ook ruimte om de behoefte of noodzaak van een opleiding te bespreken en daarop actie te ondernemen.
Een functioneringsgesprek is een gesprek dat jaarlijks kan worden gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. In dat gesprek wordt het functioneren van de medewerker in de afgelopen periode in kaart gebracht. Het functioneringsgesprek kan ook wel jaargesprek of resultaat- en ontwikkelingsgesprek worden genoemd.

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek


Aan de uitkomst van de beoordeling wordt doorgaans een rechtsgevolg worden verbonden in de zin van wel of geen promotie, hogere inschaling of zelfs ontslag. Het beoordelingsgesprek is een eenrichtingsgesprek, waarin de leidinggevende eenzijdig het functioneren en de behaalde resultaten van de medewerker beoordeelt aan de hand van de gestelde normen of gemaakte afspraken.

Doel van het functioneringsgesprek


Het gesprek is bedoeld om de kwaliteit van het werk te verhogen en de onderlinge samenwerking te optimaliseren. Het gesprek vindt in open overleg plaats en is tweezijdig, dat wil zeggen dat ook het functioneren van de leidinggevende in verband met de optimalisatie van de onderlinge samenwerking ter sprake kan komen. Het gesprek dient constructief te zijn en toekomstgericht.

In het gesprek komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• Het stellen van doelen
 Wat gaat er goed?
 Wat kan er worden verbeterd?
 Hoe kunnen verbeteringen tot stand worden gebracht?


Voorbereiding functioneringsgesprek


Een goede voorbereiding van een functioneringsgesprek is het halve werk. Wanneer een leidinggevende aangeeft met u een functioneringsgesprek te willen voeren, is het raadzaam om het volgende te doen:

 Maak een goede inventarisatie van de door u behaalde resultaten van uw werk.
 Omschrijf de activiteiten waarbij u betrokken bent geweest en wat precies uw aandeel is geweest.
 Benoem en kwalificeer deze vervolgens aan de hand van de u bekende normen en eisen of gemaakte afspraken. Het is ook verstandig de normen of functie-eisen die voor uw functie gelden, en de in het verleden gemaakte afspraken nog eens goed na te lopen en eventueel op te schrijven.
 Wanneer activiteiten of werkzaamheden minder succesvol zijn, formuleer dan de punten die u zou willen verbeteren.
 Formuleer uw doelen: waar wilt u met uw werk naar toe, wat zijn uw ambities of persoonlijke (leer)doelen?
 Welke wensen hebt u ten aanzien van deze doelen (opleidingswensen of loopbaanafspraken)?

Stel vervolgens een agenda op, zodat u de verschillende onderdelen puntsgewijs in het functioneringsgesprek kunt bespreken. Het is raadzaam gedurende een jaar een logboek bij te houden van al uw werkzaamheden, activiteiten en resultaten, zodat u alle gegevens al bij de hand hebt. Ook is het verstandig deze te benoemen binnen de functieomschrijving of het functieprofiel, waar uw functie onder valt.

U kunt vervolgens een verslag van uw werkzaamheden en resultaten met agenda van tevoren aan uw leidinggevende en eventueel de personeelsfunctionaris ter beschikking stellen, zodat ook zij bij de voorbereiding van het gesprek daarmee rekening kunnen houden.

Het functioneringsgesprek en het maken van afspraken


Het doel van het functioneringsgesprek is om het functioneren van de medewerker jaarlijks te evalueren aan de hand van concrete afspraken over de werkzaamheden en de te behalen resultaten. Ook worden afspraken gemaakt voor de toekomstige periode.

Door elk jaar weer duidelijke afspraken te maken over taken, resultaten, werkomstandigheden en verdere ontwikkeling weten leidinggevende en medewerker wat zij van elkaar kunnen verwachten. Ze kunnen op een zorgvuldige manier het functioneren evalueren en er gerichte afspraken over maken voor de toekomst. De afspraken worden in het verslag van het gesprek vastgelegd.

Karakter van functioneringsgesprek is open


Het functioneringsgesprek heeft een open karakter, waarbij zowel medewerker als leidinggevende over en weer een inbreng hebben. Van belang is om te weten dat een functioneringsgesprek geen beoordeling is. Het mag dan ook niet dienen om rechtspositionele besluiten te nemen.

Door functioneringsgesprekken te voeren, kijkt u naar het heden en voornamelijk naar de toekomst. Daarbij maakt u gebruik van de afgelopen periode. U richt zich als leidinggevende op de functiebeschrijving en kijkt hoe uw medewerker deze taken uitvoert. Daarnaast is het doel om open over het functioneren van zowel leidinggevende als medewerker te communiceren.

Opbouw functioneringsgesprek


Het is aan te bevelen om een logische opbouw voor het functioneringsgesprek te kiezen. De volgende opbouw van het gesprek is gestructureerd en werkt goed in de praktijk.


• Agenda vaststellen
• Introductie
• Bespreek de punten van de medewerker
• Bespreek de punten van de leidinggevende
• Herhaal de gemaakte afspraken en zet ze op papier
• Afsluiten

Agenda functioneringsgesprek


Stel van tevoren een agenda op met een aantal gespreksonderwerpen en informeer de medewerker hierover, zodat deze zich kan voorbereiden en mogelijk nog andere agendapunten kan inbrengen.
Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:

• De hoofdtaken waar de medewerker mee bezig is geweest.
• Zijn er taken bijgekomen of afgegaan sinds het laatste functioneringsgesprek?
• Hoe ervaart de medewerker zijn takenpakket?
• Hoe kijkt de medewerker tegen zijn functioneren aan?
• Hoe ervaart de chef het takenpakket van de medewerker?
• De behoefte aan scholing.

De leidinggevende maakt de afspraak minimaal 1 week van tevoren met de medewerker.

Voorbereiding functioneringsgesprek


De leidinggevende maakt een afspraak met de medewerker voor het functioneringsgesprek als onderdeel van de jaarlijkse planning van deze gesprekken. Tussen het maken van de afspraak en het daadwerkelijke gesprek dient voldoende tijd te zijn voor een goede voorbereiding. De leidinggevende en de medewerker kunnen zich voorbereiden aan de hand van het modelformulier en deze handleiding. Desgewenst kunnen zij gespreksonderwerpen die hierin niet expliciet staan vermeld enkele dagen van tevoren uitwisselen. De leidinggevende treedt op als gespreksleider en zorgt voor de structuur van het gesprek. 

Het verslag van het functioneringsgesprek


Van elk functioneringsgesprek dient een verslag te worden gemaakt, waarin de uitkomst samengevat wordt vastgelegd en de gemaakte afspraken concreet worden weergegeven. Afspraken die worden gemaakt, dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:

Specifiek: helder en eenduidig
Meetbaar: controleerbaar aan de hand van al bekende normen voor de functie
Acceptabel: samen overeengekomen en passend binnen de reeds bekende normen die gelden voor de functie
Realistisch: haalbaar, binnen bereik en volgens een realistisch tijdspad
Tijdgebonden: schriftelijk overeengekomen peildata.
(Dit worden naar de eerste letters SMART-afspraken genoemd.)

Ondertekening van het verslag van het functioneringsgesprek


Leidinggevende en medewerker ondertekenen het verslag.
Ondertekening van het verslag kan gebeuren met de mededeling “voor akkoord” of “voor gezien”.
Ondertekening “voor gezien” kan plaatsvinden, wanneer er geen overeenstemming kan worden bereikt over de inhoud van het verslag. Men kan niet worden verplicht het verslag “voor akkoord ” te ondertekenen.
Wanneer men het niet eens is met het verslag, kan men de leidinggevende eerst vragen het verslag conform de wijzigings-voorstellen aan te passen. Mocht deze dat niet willen, dan kan men het verslag “voor gezien” ondertekenen onder verwijzing naar een aparte brief, waarin de onderdelen worden genoemd waarmee men het niet eens is. Deze brief dient met het “voor gezien” ondertekende verslag aan de leidinggevende te worden geretourneerd. Het is verstandig ook een kopie van het ondertekende verslag en de brief rechtstreeks naar de personeelsfunctionaris te sturen.

Terug naar het overzicht

Direct contact

*
Naam:
*
Bedrijf:
*
Telefoon:
*
E-mail:
Uw vraag: